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返信メールの文面に悩む人に疑問の声 コピペで済ませて効率化も

「承知しました」と「了解しました」で、悩み続ける人も。

ビジネス

(chachamal/iStock/Thinkstock)

プライベートでほとんどメールを使わなくても、仕事ではまだまだ連絡手段に活用している人が多いだろう。

そこでしらべぇ編集部では、全国20〜60代有職者の男女748名に「メールについて」の調査を実施。

「メールの返信の文面に悩むほうだ」と答えた人は、全体で44.4%と半数に迫る高い割合であった。多くのビジネスマンにとって、メール処理は苦痛を伴うルーチンワークのようだ。

 

■愛想がない文章は失礼と考える女性

性年代別では、30代から40代の女性が高い割合になっている。

メールの返信悩む性年代別グラフ

女性の中には、簡素な文章だと失礼だと考える人もいるのだ。

「定型文みたいな返信だけだと、愛想がないと思ってしまう。

 

なのでメールの内容に沿った文章を付け足したり、ちょっと雑談を入れたりして、話を広げている。そこまで気を遣っても、相手からは定型文のような返信ばかりだけど…」(30代・女性)

 

■変なマナーのせいで…

メールの返信で悩むのは、「ビジネスで使う言葉にはたくさんのマナーがあるから」だとの意見も。

「『了解しました』はマナー違反って聞いたから、『承知しました』を仕方なく使っていた。しかし最近、『マナー違反ではない』とネットで読んで混乱している。

 

私の中では『了解しました』のほうが、しっくりくる気がして使いたい。でも相手がまだマナー違反と思っていて、『失礼な人』って思われるのも嫌だし…。

 

変なマナーを、勝手に作らないで欲しい」(30代・女性)

 

一方で、悩むのは時間の無駄だと考える人がいる。

「伝われば、それでいいんじゃないの? 文章からつまらない揚げ足を取るような人は、他のことでもなにかと絡んでくるだけ。そんな人のために、頭を悩ますのは時間の無駄。

 

勝手に、怒らせておけばいい」(40代・男性)

 

■返信用のテンプレートを用意

返信を手早くこなすために、テンプレートを用意しているパターンも。

「大量のメールを毎日処理しているのだから、つまらない要件にわざわざ時間をかける必要はないと思う。向こうも忙しいから、それほど重要でないものは流し読みしているだろうし。

 

最近はよくあるパターンをいくつか下書きしておいて、それをコピペして返信しているくらい」(30代・男性)

 

しかし、メールの内容以外の部分で、悩んでいる人もいる。

「『CC』を誰まで入れるかで、ものすごく悩む。社会のしがらみが、とても面倒…」(20代・女性)

 

LINEのようにスタンプで済むのなら、もっと効率が上がるかもしれない。しかし、ビジネスではそうはいかないのが、つらいところだ。

・合わせて読みたい→仕事ができる人は返信が早い? メール対応を後回しにしない方法とは

(文/しらべぇ編集部・ニャック

【調査概要】
方法:インターネットリサーチ「Qzoo
調査期間:2018年5月18日~2018年3月21日
対象:全国20代~60代有職者の男女748名(有効回答数)

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